Việc chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams không chỉ là một kỹ năng hữu ích mà còn là một phương tiện mạnh mẽ để tăng tính tương tác và hiệu suất trong các cuộc họp trực tuyến. Trong bài viết này, chúng ta sẽ hướng dẫn qua một số thao tác cơ bản để giúp bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng, làm cho trải nghiệm sử dụng ứng dụng Teams trở nên linh hoạt hơn.
Cách thực hiện share màn hình trên Teams: Hướng dẫn đơn giản
Để share màn hình trên Teams, bạn chỉ cần thực hiện những bước đơn giản sau đây:
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản của bạn (nếu cần). Tiếp theo, tham gia vào cuộc họp đang diễn ra.
Bước 2: Bạn sẽ thấy nút ‘Chia sẻ’, đó là nút màu đỏ nằm kế bên nút ‘Rời đi’ trên thanh công cụ của ứng dụng Teams. Để tiết kiệm thời gian, bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + E thay vì nhấp chuột vào nút ‘Chia sẻ’.
Bước 3: Khi bạn bấm vào nút ‘Chia sẻ’, một menu sẽ hiện ra ngay dưới nút đó. Trong menu này, bạn sẽ thấy một loạt các tùy chọn khác nhau, giúp bạn chọn lựa cách bạn muốn share màn hình trên Teams của mình một cách linh hoạt.
Khi bạn chọn ‘Màn hình’, Teams sẽ chia sẻ toàn bộ màn hình máy tính của bạn. Ngược lại, nếu bạn lựa chọn ‘Cửa sổ’, chỉ một cửa sổ cụ thể mà bạn đang sử dụng sẽ được hiển thị. Điều này bổ sung thêm tùy chọn ‘PowerPoint’ để trình bày bản trình bày và ‘Duyệt’ để mở các tệp trên máy tính. Bạn cũng có thể sử dụng nút ‘Bao gồm âm thanh máy tính’ để điều khiển âm thanh cùng với màn hình hoặc cửa sổ bạn đang chia sẻ.
Bước 4: Ngay sau khi bạn nhấp vào nút ‘Chia sẻ’, màn hình của bạn sẽ bắt đầu hiển thị nội dung bạn đã chọn. Trên hầu hết các thiết bị, bạn sẽ nhận thấy một đường viền màu đỏ bao quanh nội dung đang được chia sẻ. Ở phía đầu màn hình, bạn sẽ thấy một thanh hiển thị các tùy chọn khác nhau.
Nếu bạn muốn một thành viên khác trong cuộc họp có thể kiểm soát màn hình của bạn, chỉ cần nhấp vào tùy chọn ‘Cung cấp quyền kiểm soát’. Để chia sẻ âm thanh, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng màn hình máy tính, đặt gần tùy chọn ‘Dừng trình bày’. Việc này giúp bạn dễ dàng ngừng chia sẻ màn hình ngay lập tức.
Bước 5: Nếu bạn bao giờ không thấy thanh tùy chọn như đã mô tả ở bước trước, bạn vẫn có thể dễ dàng ngừng chia sẻ màn hình bất cứ khi nào. Chỉ cần nhấp vào nút ‘Dừng chia sẻ’ (biểu thị bằng một hình vuông có chữ X bên trong), nằm ở góc phải dưới cùng của màn hình máy tính, ngay dưới bộ đếm thời gian.
Lưu ý khi share màn hình trên Teams
Như đã được thảo luận, việc share màn hình trên Teams mang lại sự thuận tiện và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn thông tin và trải nghiệm cuộc họp tốt nhất, hãy lưu ý những điều quan trọng sau khi share màn hình trên Teams:
- Chia sẻ Chính Xác: Đảm bảo bạn chỉ share màn hình trên Teams với những người mà bạn muốn họ xem. Trong cuộc họp nhóm, hãy chỉ chia sẻ thông tin cần thiết và tránh chia sẻ thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn người khác biết.
- Quản lý Thông Báo: Nếu bạn chia sẻ màn hình trong cuộc họp quan trọng hoặc có nội dung nhạy cảm, tắt thông báo từ các ứng dụng trên máy tính để tránh hiển thị thông báo trên màn hình chia sẻ của bạn.
- Bảo vệ Nội Dung: Nếu muốn ngăn chặn người xem chỉnh sửa nội dung trong màn hình chia sẻ, hãy sử dụng tùy chọn “Cửa sổ” để chỉ chia sẻ một cửa sổ ứng dụng cụ thể mà bạn đang sử dụng.
- Kết Nối Internet Ổn Định: Đảm bảo rằng kết nối Internet của bạn ổn định và tốc độ mạng đủ nhanh để hỗ trợ việc chia sẻ màn hình và giảm độ trễ khi chia sẻ.
- Kết Thúc Chia Sẻ Đúng Cách: Cuối cùng, nhớ chọn tùy chọn “Dừng chia sẻ” khi bạn muốn kết thúc việc chia sẻ màn hình. Điều này giúp ngăn người khác tiếp tục xem màn hình sau khi cuộc họp kết thúc và đảm bảo an toàn thông tin.
Lợi ích của việc share màn hình trên Teams
Kỹ năng share màn hình trên Teams mang lại nhiều ưu điểm quan trọng:
Tương tác và Đồng bộ: Đồng thời theo dõi và chia sẻ thông tin trực tiếp trên màn hình giúp tăng tính tương tác và đồng bộ trong cuộc họp, tạo điều kiện cho sự hiểu rõ và cộng tác hiệu quả.
Tiết Kiệm Thời Gian và Tăng Hiệu Quả: Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng hiệu quả công việc. Không cần phải gửi tài liệu qua email hoặc thực hiện trao đổi trực tiếp, giúp mọi người dễ dàng tiếp cận thông tin cần thiết.
Hướng Dẫn Từ Xa: Cho phép giảng viên và người hướng dẫn dễ dàng thực hiện các buổi hướng dẫn từ xa mà không cần gặp mặt trực tiếp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập và đào tạo.
Cộng Tác và Trao Đổi Thông Tin: Tạo ra môi trường thuận lợi cho việc cộng tác và trao đổi thông tin. Nhân viên có thể chia sẻ tài liệu và ứng dụng một cách nhanh chóng, tăng cường sự hiểu biết và cộng tác trong nhóm.
Linh Hoạt Trong Công Việc: Đặc biệt quan trọng cho những nhân viên làm việc từ xa, kỹ năng chia sẻ màn hình giúp tăng tính linh hoạt và giảm chi phí văn phòng cho các công ty.
Khám phá cách share màn hình trên Teams mà không mất quá nhiều thời gian và công sức. Hướng dẫn chi tiết sẽ giúp bạn nắm vững kỹ thuật và tận hưởng sự tương tác và linh hoạt trong các cuộc họp trực tuyến của mình. Hãy bắt đầu ngay để trải nghiệm sự thuận tiện và tạo ra những trải nghiệm làm việc và học tập trực tuyến mượt mà hơn.
